Obchodní e-maily vám chodí denně. Čtete je denně. Píšete je denně. A taky je denně mažete. Přiznejte si to. Přestože je obchodní e-mail efektivní způsob, jak se spojit s firmami či potenciálními klienty a partnery, pokud vás nezaujme hned na začátku, nemilosrdně letí do koše. Zatímco správně napsané texty otevírají dveře k novým příležitostem, nepromyšlený shluk písmen bez struktury a pointy většinou zůstává bez odezvy.
A právě s tím se často setkávám ve firmách. Obchodníci, ředitelé či manažeři nevědí, jak správně strukturovat obchodní e-mail, co do něj napsat, aby ho příjemce dočetl až do konce a ještě na něj reagoval, a jak vyvážit tah na branku a zdvořilostní fráze. A pak jim CRM zeje prázdnotou. Jak by měl tedy vypadat obchodní e-mail, který zaujme?
Na úvodu si dejte záležet
Předmět e-mailu by měl být stručný a výstižný. Aby příjemce na jakékoliv pozici ihned pochopil, o čem zpráva je. Třeba…
Nabídka spolupráce v oblasti IT služeb
Možnost výhodného partnerství
Také na správném oslovení byste si měli dát záležet. Nastavuje totiž tón celého e-mailu. Vždy je lepší oslovit konkrétní osobu jménem, pokud je to možné a víte, komu přesně píšete. Zjistěte si proto předem co nejvíce informací o všech relevantních kontaktech, které mohou být vaším ideálním zákazníkem. A personifikujte už v samotném úvodu:
Vážený pane Nováku
Vážená paní Nováková
Představení a hlavní sdělení popište zpříma
Následující odstavec věnujte svému představení a stručně popište, proč píšete. Pokud se jedná o prvotní oslovení, zmínka o tom, jak jste se dozvěděli o samotném příjemci, může být užitečná. Snažte se však tuto informaci příliš nerozvádět. Postačí krátké vysvětlení:
Jmenuji se Jan Novák a jsem obchodní zástupce firmy ABC. Obracím se na Vás na základě doporučení pana Petra Svobody.
A teď to zásadní. V rámci hlavního sdělení jděte přímo k věci. Pokud se jedná o první oslovení, stručně popište, co nabízíte a proč by to mohlo být pro příjemce zajímavé. U návazné komunikace se odkažte na předchozí e-mail nebo dřívější konverzaci, případně poskytnuté materiály. Buďte maximálně konkrétní. Zdůrazněte výhody a dlouhodobé benefity, které plynou z vaší nabídky. Naučte se vystavět přidanou hodnotu tak, aby na ni příjemce slyšel. Můžete se také odkázat na své zkušenosti nebo další klienty:
Naše řešení zahrnuje správu sítí, zabezpečení dat a IT podporu. Naši klienti z oblasti podnikání XY zaznamenali zvýšení efektivity až o 30 %.
Obchodní e-mail si žádá vhodné CTA na závěr
E-mail ukončete jasnou výzvou k akci, jako je domluva schůzky nebo navazujícího telefonátu. Nezapomeňte na podpis včetně všech kontaktních informací (o vás i o firmě).
Tone of voice e-mailu volte vždy podle dané situace. V obchodní komunikaci je důležité najít správnou rovnováhu mezi přímým sdělením a zdvořilostními frázemi. Přímé a stručné sdělení je vhodné, pokud máte málo času nebo předpokládáte, že se příjemce nerad zdržuje zbytečnostmi. Stejně tak můžete přejít rovnou k věci, pokud se už s příjemcem znáte, komunikovali jste spolu nebo je vaše nabídka jednoduchá a snadno srozumitelná.
Naopak trochu „omáčky“ přidejte, pokud píšete první oslovení, nejste si 100% jistí správností příjemce nebo zkrátka chcete navázat osobnější kontakt. V každém případě – cíl je vždy stejný. Přesvědčit příjemce o hodnotě vaší nabídky, získat náskok před konkurencí nebo posunout své podnikání o kus dál.
Rozdíl poznáte vy i příjemci
Chcete-li, aby byl váš obchodní e-mail úspěšný, věnujte patřičnou pozornost každému jeho aspektu. Od přitažlivého předmětu, který upoutá pozornost, přes osobní oslovení a jasné představení až po konkrétní a srozumitelnou nabídku. Nezapomeňte ukončit e-mail jasnou výzvou k akci, která příjemce motivuje k dalšímu kroku. Proč? Aby vaše zpráva neskončila jen jako prázdný výkřik do tmy.
Pamatujte, že dobře strukturovaný a promyšlený e-mail může otevřít dveře k novým příležitostem a posunout vaše podnikání o krok dál. Takže až budete příště psát obchodní e-mail, dejte si záležet – rozdíl poznáte nejen vy, ale i vaši příjemci.